Découvrez le retour d’expérience Hiveo de Monique GICQUEL, responsable administrative au sein de la Société d’Etudes et de Réalisation d’Installations de Sécurité (ERIS). Une entreprise qui a commencé son expérience Hiveo en tant que fournisseur, et qui l’utilise aujourd’hui quotidiennement en tant que donneur d’ordre.

Pouvez-vous me dire quelques mots sur votre entreprise, sur vous et sur votre rôle ?

Cela fait bientôt 26 ans que je travaille au sein d’ERIS. J’ai commencé quand nous étions encore 40. Aujourd’hui nous sommes 290 collaborateurs.

Nous nous occupons de tout ce qui est système de sécurité incendie, désenfumage, mais aussi système vidéosurveillance sur les contrôles d’accès et d’intrusion.

Nous avons des services bien distincts pour ces différentes spécialités ; j’ai une équipe de 9 assistantes qui s’occupent chacune d’un portefeuille client de 2 millions d’euros et qui prennent en charge la facturation, le recouvrement, et bien sûr la gestion des documents fournisseurs.

Dans quel contexte avez-vous connu Hiveo ? 

Nous sommes présents sur plusieurs plateformes de dépôt de documents administratifs, que je gère en fonction des clients – certains utilisent tel service, d’autres passent pas un autre. C’est moi qui centralise et dépose les documents à chaque fois.

Sur Hiveo, au départ, nous étions seulement dans la position du fournisseur déposant les documents. Je n’arrivais pas à valider une attestation, ce qui m’a un peu agacée.
En fait, nous avons plusieurs sites au niveau de la société et du siège social, donc plusieurs adresses et numéros SIRET. Nous avions effectivement déménagé 2 ans et demi auparavant, et mon attestation de vigilance URSSAF était rattachée au SIRET de la nouvelle adresse. Sauf que je déposais mon document dans le dossier d’un autre SIRET qui n’était plus le bon.

Mais le support m’a bien aidé, et tout est rentré dans l’ordre.

Au départ, vous n’étiez donc pas forcément convaincue. Qu’est-ce qui fait que vous avez choisi d’utiliser nos services en tant que donneur d’ordre collectant les documents ?

J’ai reçu un appel de votre équipe commerciale, qui m’a fait la proposition de me présenter la plateforme côté « donneur d’ordre ». Nous n’étions pas dans une démarche de recherche d’outil pour la collecte de document… mais on était débordés, et c’est une vraie opportunité qui s’est ouverte pour nous. Cela s’est couplé avec une période où j’avais eu l’occasion de prendre le temps d’y réfléchir. Je me suis dit que c’était un moyen de gain de temps pour les assistantes, et j’ai présenté cela à mon directeur général avec le coût et l’apport potentiel que cela représentait pour nous.

Avant d’utiliser Hiveo, comment gériez-vous le suivi de vos fournisseurs ?

On utilisait un serveur avec un dossier sous-traitant et chacun y allait de son propre usage. Mais les mises à jour n’étaient pas précises, pas régulières, et donc nous avions un problème de relances. Les assistantes n’avaient pas forcément le temps de pouvoir faire le suivi normalement.

Il y a également une chose qui m’a fait prendre conscience de notre besoin : l’année dernière, nous avons eu un contrôle de l’URSSAF. On nous a demandé les documents d’un sous-traitant qui avait travaillé pour nous en 2018. Je ne savais pas que la loi nous imposait de conserver les documents pendant au moins 5 ans. Heureusement, nous avions gardé le nécessaire, mais en discutant avec l’agent de l’URSSAF, nous avons réalisé qu’il y avait une réelle obligation légale.

C’est là que nous nous sommes dits qu’il fallait faire autrement. Et justement, la plateforme Hiveo propose la possibilité d’archiver les documents : j’ai trouvé cela top !

Aujourd’hui, comment s’organise l’usage d’Hiveo en interne ?

Nous avons une assistante commerciale qui était en charge, en chaque début d’année, de contacter nos sous-traitants pour leur demander les documents et mettre à jour tous les dossiers de notre serveur.
Quand nous sommes arrivés sur Hiveo, nous avons donc commencé avec elle pour le premier travail d’identification des fournisseurs et des premières relances. Je voulais avoir sa vision de l’outil.
Par la suite et progressivement, les autres assistantes ont créé leur compte et se sont connectées sur Hiveo. Elles se sont repérées rapidement et sont aujourd’hui complètement en autonomie.
Elles se répartissent le travail par secteurs géographique, qui correspondent à leur portefeuille client.

Ce sont essentiellement des sociétés avec lesquelles on travaille régulièrement sur des petits chantiers. C’est vrai qu’on a besoin d’avoir les documents à jour rapidement. S’il en manque, on appelle ces sous-traitants pour leur dire qu’on en a besoin pour passer commande.

En quoi Hiveo a facilité le suivi de vos fournisseurs ?

Il y a tout le côté de la fiabilisation et de la vérification des documents qu’on ne faisait pas forcément jusque-là. On travaille en toute honnêteté avec nos sous-traitants et nous n’avons jamais été confrontés à ce genre de situation, mais j’ai appris qu’il était possible de falsifier des documents.

En interne, le retour que j’ai eu des assistantes, c’est une économie de temps énorme sur des sujets qui étaient très chronophages. Quand tout est à jour, il suffit d’un clic pour récupérer l’ensemble des fichiers.

Si vous deviez résumer votre expérience avec Hiveo en 1 mot ?

« Gain de temps », c’est ce qui ressort le plus. En plus, l’équipe est très sympathique. C’est plutôt drôle parce que c’était mal parti, et finalement on travaille ensemble aujourd’hui et on en est très satisfaits. C’est génial !


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