Le contexte de conformité fournisseurs et l’obligation de vigilance ont fait émerger au sein des entreprises, un besoin de collecte et d’authentification des documents de leurs sous-traitants. Depuis sa création Hiveo aide et accompagne ses utilisateurs à répondre à ce besoin.

Retrouvez dans cet article, le témoignage de notre client : l’EDIAC FORMATIONS.

M.Sarrazin, directeur chez l’EDIAC FORMATIONS s’exprime sur l’utilisation d’HIVEO au sein de leur association.

Pouvez-vous vous présenter, nous expliquer ce que fait de votre entreprise et votre rôle dans cette dernière ?

Bonjour, je m’appelle Olivier Sarrazin, je suis directeur de l’EDIAC Formations. L’EDIAC Formations est une association qui est à la fois un établissement d’enseignement supérieur et une organisation de formation. Elle œuvre dans le travail social, la santé et le soin et services à la personne.

Comment nous avez-vous connu et depuis combien de temps travaillez-vous avec nous ?

Je vous ai connu par le biais d’un confrère qui est l’IESTS à NICE. Ils nous ont recommandé la solution, en nous expliquant qu’ils en étaient ravis. Après ça, j’ai pris contact avec vous et cela fait 1 an et demi que nous travaillons avec vous.

Pourquoi avoir choisi de mettre en place une plateforme de collecte de documents ?

Avant, nous traitions très peu les documents de nos intervenants. Nous constituions des dossiers physiques sans passer par la dématérialisation de leurs documents.

Hiveo nous a fait comprendre l’enjeu que représentait la gestion de la conformité fournisseurs et nous avons apprécié le fait que la plateforme prenne en charge la partie légale en plus de la partie complémentaire.

Donc dans un souci de simplification et d’automatisation du processus de collecte, nous sommes devenus client chez vous.

Que recherchiez-vous chez HIVEO ?

Nous recherchions tout simplement une solution qui puisse gérer nos documents complémentaires.

La partie complémentaire est liée à notre « process qualité ». Ce process défini un certain nombre de documents nécessaires. On a profité de cette possibilité technique d’HIVEO pour y inclure au moins une partie de nos documents qualités dans le volet complémentaire.

Pour la partie légale, cela ne faisait pas partie de nos premières préoccupations. Cependant, le fait que l’outil gère les deux, nous a paru bien. Cela nous permet ainsi d’être en règle (notamment en cas de contrôle URSSAF).

Vous me parliez de process qualité, est-ce qu’il serait possible de savoir ce que c’est ?

C’est en fait, tout le processus qui permet de faire en sorte que notre activité soit certifiée (notamment avec la certification Qualiopi). Il y a un ensemble de règles et documents qui sont à utiliser et auxquels les vacataires/prestataires doivent se soumettre.

Concernant la certification Qualiopi, pourriez-vous m’en dire un peu plus ?

Nous avons été certifié “Qualiopi – Action de formation”, cette certification atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions. Elle nous permet effectivement de délivrer des formations qui seront après financées par l’OPCO, Pôle Emploi…donc évidemment l’enjeu était énorme pour nous.

Pour obtenir cette certification, nous avons été évalué sur tout le process et tout l’aspect documentaire de l’organisme de formation. Tout a été passé en revue.

Dans ce cadre là, Hiveo à été évoqué. Au niveau des organismes de formation nous n’étions pas nombreux à utiliser cet outil donc cela à fait bonne impression.

Et vous, en interne, comment gérez-vous la plateforme ?

La plateforme en elle-même est assez facile d’utilisation donc nous n’avons pas de souci à ce niveau-là.

Parfois, nous rencontrons des problèmes avec l’invitation d’une société sur HIVEO mais ce problème n’est pas dû à la plateforme. En fait, lors de la création de leurs société certaines personnes ont déclarés à l’INSEE qu’elles ne voulaient pas « diffuser leurs informations publiques ». Cette action rend la société « invisible », il est donc compliqué pour nous de les inviter. Cependant lorsque ce type de problème arrive, je me retourne vers l’équipe HIVEO, qui eux, parvienne à débloquer la situation.

Aujourd’hui comment considérez-vous votre expérience avec nous ?

Je suis très content parce que cela répond à notre obligation de moyen.

C’est une solution assez simple et à moindre coût qui nous permet de répondre à cette obligation que ce soit au niveau de l’URSSAF, au niveau des documents complémentaires, ou vis à vis d’une autre tutelle.

Désormais, nous pouvons démontrer tous les efforts que nous avons mis en place pour être en règle.


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