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Pour ce retour d’expérience, nous avons pu compter sur le témoignage d’Alexandra TARADE et Emily PICAND, toutes deux travaillant au service achat de la Régie Régionale des Transports Provence-Alpes-Côte d’Azur (RRT PACA).

Elles ont ainsi pu nous faire part de leur retour d’expérience quant à leur utilisation de la plateforme HIVEO.

Pouvez-vous me dire quelques mots sur votre entreprise ?

Alexandra : La Régie Régionale des Transports (notre nom commercial, c’est “Chemins de Fer de Provence”) représente la ligne reliant Nice à Digne. A noter que nous n’avons pas de rapport avec la SNCF, nous sommes un EPIC (établissement public à caractère industriel et commercial) de la Région SUD.

La Régie gère depuis 2014 toute l’exploitation de la ligne : on fait rouler les trains, on a une activité commerciale de transport de voyageurs. Dans ce contexte, on est amenés à travailler avec tout type de sociétés, fournisseurs et prestataires de services, du nettoyage au débroussaillage pour les voies, en passant par les vendeurs de pièces détachées.

Avant d’utiliser Hiveo, comment gériez-vous le suivi de vos fournisseurs ?

Alexandra : On avait une vérification manuelle au moment de l’attribution de marchés. Mais c’était trop chronophage pour nous, surtout pour effectuer les relances. Nous n’avions pas les ressources nécessaires.

Dans quel contexte avez-vous connu Hiveo ? Pour répondre à quel besoin ?

Alexandra : Je m’occupe des marchés publics depuis 2016, et avant l’arrivée d’Emily, j’étais seule aux achats. J’avais déjà connaissance de l’obligation de mise à jour des documents légaux tous les 6 mois. 

Plus tard, une collaboratrice nous a rejoints pour quelques mois. Elle travaillait sur le site de Cannes, qui utilisait un concurrent de Hiveo pour assurer les relances automatiques. C’est à ce moment que j’ai commencé à étudier le marché, et j’ai contacté quelques prestataires. 

Nous ne sommes pas une très grosse structure (165 salariés), je cherchais donc un outil intuitif et accessible. J’ai pris contact avec votre équipe commerciale et j’ai trouvé votre solution très simple. D’autant que le forfait de 100 fournisseurs proposé était bien adapté à notre besoin.

Comment a été perçue la collecte de documents par vos sous-traitants ?

Emily : Nous avons commencé avec un premier import de titulaires marchés (une quarantaine) via un fichier excel. Un petit mail d’information a été envoyé à chaque fournisseur en parallèle, pour rappeler notre obligation de collecte de documents et les informer de l’arrivée sur la plateforme. 

Le déploiement s’est fait en mai 2021. Globalement, cela s’est bien passé – il y a eu quelques ajustements, notamment pour quelques adresses mails erronées. Nous avons même eu quelques retours de certains tiers qui avaient reçu notre mail informatif mais pas le mail d’invitation sur Hiveo. Nous avons alors relancé les invitations.

En quoi Hiveo a facilité le suivi de vos fournisseurs ?

Alexandra : Cela nous permet d’être en règle. On a vraiment une tranquillité d’esprit.

Emily : On a aussi pris connaissance de certaines situations particulières : fusion de sociétés, changement de dénomination. C’est très important, et les fournisseurs ne préviennent pas forcément. En rejoignant Hiveo, on a pu identifier ces éléments. Honnêtement, on pense que la plateforme est ergonomique, accessible et intuitive.

Si vous deviez résumer votre expérience avec Hiveo en 1 mot ?

Alexandra : Efficace.

Emily : Simplicité.