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Découvrez le retour d’expérience d’Anja Mueller de WILO INTEC, leader mondial des systèmes de pompages, qui se confie sur le déploiement en masse et la gestion de ses fournisseurs sur Hiveo au quotidien.

Pouvez-vous nous dire quelques mots sur vous et sur WILO ?

Je suis Anja Mueller, assistante au service achat chez WILO depuis 7 ans (13 ans au sein du groupe). J’influe principalement sur la partie administrative : je suis notamment en charge du suivi des fournisseurs dans le cadre de la loi sur l’obligation de vigilance.

WILO est un groupe international, et familial à la base. Notre maison mère est en Allemagne, mais nous sommes présents dans le monde entier. 

Sur le site d’Aubigny-sur-Nère (Cher), nous fabriquons des circulateurs de chaudières. Il s’agit du système qui aspire et fait circuler l’eau dans les chaudières pour la chauffer.

Comment avez-vous connu la plateforme Hiveo ?

Au départ, nous utilisions une autre plateforme. Sur le plan pratique, cela fonctionnait bien jusqu’à il y a deux ans. Des fonctionnalités qui nous convenaient ont malheureusement été modifiées sur le site, sans avertissement. Nous n’avions pas été consultés, et nous n’avions pas non plus de réponse à nos demandes, il fallait insister lourdement… Et chez WILO, nous sommes très attentifs à la qualité de la communication.

Étant donné que je travaillais tous les jours sur l’outil pour l’obligation de vigilance, j’ai commencé à fouiller sur internet d’autres solutions qui s’occupent de la conformité. J’ai contacté le site Attestation Légale dont j’avais trouvé les coordonnées, qui m’a redirigée vers Hiveo. L’équipe commerciale est venue directement sur notre site pour nous présenter la solution. 

Pas mal de choses m’ont séduite, notamment la relance en masse de tous les fournisseurs en quelques clics. Auparavant, sur notre ancienne plateforme, cela nous demandait deux demi-journées tous les quinze jours pour notre seule entité WILO INTEC. C’était trop chronophage, je cherchais quelque chose de plus efficace. 

Maintenant, je peux relancer sereinement pour nos trois entités françaises WILO FRANCE, WILO INTEC et SESALY. De plus quand nous envoyons un message, nous avons toujours un retour rapide de la part de vos équipes, toujours une attention.

Comment s’est déroulé le déploiement de vos sous-traitants sur Hiveo ? Savez-vous comment le changement a été perçu ?

Il a effectivement fallu organiser le transfert de nos fournisseurs, ce qui a demandé un peu de  temps pour tout mettre en place. Au début, j’ai eu un peu de mal avec la préparation du fichier qui permettait de faire l’invitation de masse de nos sous-traitants. Heureusement, l’équipe Customer Success a été très réactive et a rapidement trouvé la solution.

Quelques semaines avant le déploiement, nous avons prévenu par mail nos fournisseurs du transfert de l’ancienne plateforme vers Hiveo. Finalement, comme tout a été orchestré en amont, cela s’est bien passé. Nous avons dû réexpliquer le contexte à certaines sociétés. Mais nous savons faire preuve de pédagogie avec les éventuels réfractaires !

Les cas de fournisseurs déjà présents sur Attestation Légale ont été les plus simples : le principe de synchronisation entre les deux plateformes est très pratique. Il restait quand même à relancer ces sociétés pour qu’elles s’inscrivent sur Hiveo.

Quels sont les points sur lesquels vous êtes particulièrement attentifs concernant le dossier documentaire ?

Sur Hiveo, nous récupérons essentiellement les trois documents légaux relatifs à l’obligation de vigilance : le justificatif d’immatriculation, l’attestation de vigilance et la liste des salariés étrangers soumis à autorisation de travail. Nous n’avons pas la nécessité de récupérer d’autres documents sur la plateforme.

Pour nous, tant qu’un prestataire n’est pas à jour sur l’un de ces éléments, on bloque la commande. J’utilise la plateforme tous les jours pour suivre l’avancée des dossiers et relancer les sociétés qui ne l’ont pas complété — je relance, et je garde les commandes de côté jusqu’à la mise à jour. 

Ce que j’aime dans l’outil, c’est qu’il est simple et visuel : on voit où on en est dans le dossier en un coup d’œil, c’est clair. D’ailleurs, pour la liste des salariés étrangers, il suffit de charger le fichier excel téléchargeable sur le site : c’est très rapide, il est validé dans la seconde.
Chez WILO, nous n’avons pas beaucoup de prestataires qui ne possèdent pas d’attestation de vigilance, mais la nouvelle fonctionnalité des attestations dérogatoires a été bien accueillie par mes collègues sur le site de Laval — notamment pour les cas de fournisseurs qui viennent de créer leur entreprise et n’ont pas encore ce document. Cela facilite grandement les choses.

Et si vous deviez résumer votre expérience sur Hiveo en un mot ?

Satisfaite !